Современный метод удаленного ведения бухгалтерского учета


Обязанность ведения бухгалтерского учета

Организации любой формы собственности обязаны вести бухгалтерский учет. Уклонение от этой обязанности влечет за собой административную и даже уголовную ответственности в соответствии с законодательством РФ.  Обособленная бухгалтерская служба, руководителем которой выступает главный бухгалтер – это инструмент в руках предприятия, позволяющий соблюдать требования к ведению бухгалтерского учета, выполнять возложенные на него задачи, действовать согласно его основным принципам.

Но включение в организационную структуру предприятия действующего подразделения бухгалтерии не всегда возможно. Препятствием может стать ряд обстоятельств, таких как:

  • малая величина бизнес, небольшой оборот;
  • отсутствие финансовых возможностей фирмы на выплату заработной платы бухгалтерам и отчислений от нее;
  • отсутствие производственной возможности для организации рабочего места бухгалтера: помещения, оборудования, программного обеспечения и т.п.;
  • начало бизнеса, неясные перспективы его развития и дальнейшего существования;
  • сезонность бизнеса, наличие времени бездействия и активной деятельности;
  • другие факторы, создающие трудности с внедрением бухгалтерского отдела.

В этих случаях альтернативой становится привлечение специалиста, осуществляющего ведение бухгалтерского учета дистанционно или заключение договора на бухгалтерское обслуживание с фирмой, профилирующейся на данном виде деятельности.

Передача функционала бухгалтерии сторонней организации

Аутсорсинг бухгалтерских услуг  - прочно укрепивший свои позиции сервис, уже не новый на российском рынке, перспективы его развития уверенно выходят за рамки обращения мелких бизнесменов. В США к бухгалтерскому обслуживанию посредством аутсорсинга обращается порядка 90% владельцев бизнеса, страны Западной Европы перешагнули отметку в 80% использования труда аутсорсинговых компаний и частных бухгалтеров, работающих удаленно. Бухгалтерские услуги в Екатеринбурге также пользуются очевидным спросом. В чем причина популярности дистанционного метода?

Исключение из расходов статьи затрат на обучение, повышение квалификациии и перепрофилирование бухгалтеров

К дистанционному бухгалтерскому обслуживанию все чаще прибегают фирмы среднего и крупного масштаба. Связано это с вовлечением в бухгалтерскую сферу новшеств, внедрением дополнительных схем и отчетности в различных отраслях деятельности. К таковым могут относиться:

  • производство, торговля и другой оборот алкогольной продукции, требующей дополнительной отчетности в Росалкогольрегулирование и знания работы в системе ЕГАИС;
  • работа с иностранными компаниями, требующая обращение к МСФО;
  • деятельность в сфере госзакупок, требующая обучения управления госконтрактами согласно 44-ФЗ и 223-ФЗ
  • и другие аспекты, связанные со специализацией организации.

Бухгалтера, действующего в стандартном порядке по трудовому договору, понадобиться обучать, перепрофилировать, что требует значительных финансовых затрат. Обращение к стороннему специалисту пройдет для организации менее болезненно, поскольку в этом случае она получает готового сотрудника, способного к выполнению необходимого функционала.

Если говорить о дополнительном образовании и перепрофилировании работников бухгалтерии, то здесь можно столкнуться не только с финансовыми трудностями, но и с таким фактором, как личное нежелание штатного сотрудника, боязнь новизны и стереотипное мышление, характерное для российского менталитета.

Минимизация расходов на оплату труда и фондовые отчисления, связанные с ней

Труд бухгалтера  - это высокооплачиваемая работа, поскольку требует от своего исполнителя максимальной отдачи, сконцентрированности, внимания к мельчайшим деталям. Значительная степень ответственности предполагает равнопропорциональное ей вознаграждение. Российское законодательство требует от работодателя отчислений в фонды пенсионного и социального страхования от суммы заработка в размере 30% . Путем нехитрых подсчетов можно сделать вывод, что бухгалтер – это весьма ценный сотрудник во всех смыслах.

Что выигрывает собственник организации, передав ведение бухгалтерского учета аутсорсинговой компании?

  • исключение затрат на выплату заработной платы;
  • устранение расходов на отчисления в фонды (пенсионный, соцстрах);
  • ликвидация отпускных выплат, оплаты проезда в отпуск, оплаты декретных и ученических отпусков.

У бизнесмена остается единственная расходная обязанность – оплата подрядчику, в нашем случае – аутсорсинговой компании, за выполнение определенного объема работ. Все остальные финансовые заботы ложатся на плечи, то есть в статьи затрат, этого самого подрядчика.

Здесь стоит особое внимание обратить на словосочетание «определенного объема». Оплата обслуживающей организации производится в соответствии с нагрузкой. В период подготовки и сдачи отчетности, а также от ее объемов в зависимости от системы налогообложения, специализации организации и других факторов, счет аутсорсинговой фирмы может составлять значительную сумму, но в остальное время, когда требуется лишь обработка первичной документации, оплата подрядчику может наносить лишь малоощутимый удар по банковскому счету заказчика. В тоже время, заработная плата бухгалтера, действующего на условиях постоянного рабочего времени в рамках рудового договора, зависит не от величины выполненных задач, а от восьмичасового присутствия на рабочем месте. Это не всегда целесообразно, поскольку в определенные временные интервалы подобное «отсиживание» может заключаться не в полезном участии, а в бесцельном пролистывании страниц в соцсетях.

Нельзя не отметить, что все волнующие моменты, связанные с отсутствием по больничным листам, декретными и ученическими отпусками, отсутствием по различного характера обстоятельствам (личным,семейным и т.п.), предстоит переживать подрядчику-аутсорсеру, а не заказчику его услуг.

Исключение расходов, связанных с оснащением автоматизированного рабочего места бухгалтера

Бухгалтер, действующий в штате организации на условиях трудового договора, должен иметь в своем распоряжении специально оборудованное рабочее место, включающее в себя:

- рабочий стол;

- персональный компьютер с подключением к сети Интернет;

- многофункциональное устройство или в отдельном исполнении принтер, ксерокс и сканер;

- программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета и подготовки отчетности, программы правовой поддержки или подписка на периодические специализированные издания.

В случае использования услуг аутсорсинговой компании, последняя берет заботы об оснащении всем необходимым оборудованием и программным обеспечением на себя. Эти расходы уже включены в стоимость бухгалтерского обслуживания. Здесь же следует отметить, что вместе с количеством расходов сокращается и число первичной документации, которую необходимо в дальнейшем включать в статьи затрат и отражать в учете; в перечне подтверждающих расходы документов остается только оплата по акту выполненных работ по ведению бухгалтерского учета.

Осуществление ведения бухгалтерского учета без ущерба для заказчика

Каким образом подрядчик-аутсорсер выполняет функции штатного бухгалтера? Ведь в любой организации существует оборот документов, которые необходимо обрабатывать в должной степени оперативности. Это первый вопрос в проблематике. Не менее важен в сотрудничестве вопрос ответственности за правильность, достоверность и полноту ведения бухгалтерского учета и предоставленной в государственные органы отчетности. Закон «О бухгалтерском учете» возлагает ответственность на руководителя организации. Каким образом организовать сотрудничество с аутсорсинговой компанией без риска для собственного бизнеса? Организациями, оказывающими  бухгалтерские услуги в Екатеринбурге, разрешена проблема обработки первичной документации и ответственности за достоверность и полноту учета.

Все условия, сроки, стоимость, права и обязанности должны быть четко прописаны в договоре оказания услуг. Заказчик должен быть твердо уверен, что первичная документация будет обработана в полной мере в определенный срок, в случае отклонения от которого подрядчика ждут штрафные санкции согласно условиям договора. Но для работы с документом аутсорсер должен быть с ним по меньшей мере ознакомлен. Каким образом первичка попадет к нему в руки? Существует несколько способов:

  • посещение сотрудником аутсорсинговой компании предприятия заказчика с определенной периодичностью, когда он передает обработанную документацию и забирает свежие документы;
  • обращение к курьерской доставке;
  • передача документов посредством пересылки скан копий или фото на электронную почту или сотовый телефон.

Если первые два способа сопряжены с определенными затратами как в финансовом, так и во временном отношении, то третий представляется наиболее удобным и оперативным, не занимающим много времени и понесения финансовых затрат. Следует отметить, что первыми двумя пользуются только те индивидуальные предприниматели и организации, которые не могут осуществлять электронный обмен документами по ряду причин, но число таких «дремучих» бизнесменов достаточно ничтожно.

Что касается ответственности, то здесь все сложнее. Законодательство не может применять штрафные санкции за искажения отчетности, уклонение от ведения учета и иные нарушения в области бухгалтерской сферы к подрядчику-аутсорсеру. Вся ответственность ложится на руководителя предприятия-заказчика. Но в договоре оказания услуг может и должен быть прописан пункт, в котором аутсорсинговая компания, как подрядчик, обязана возместить заказчику-клиенту ущерб, возникший вследствие недобросовестного исполнения или неисполнения указанных в договоре обязанностей. То же касается и действий аутсорсера, повлекших за собой проверки налоговых или иных органов. Подготовка к этим мероприятиям производится подрядчиком за счет собственных средств, а все штрафы и неустойки по актам таких проверок подлежат обязательному возмещению заказчику нанесшей вред стороной.

Заказать бухгалтерское сопровождение  

Бухгалтерские услуги в Екатеринбурге заказать можно как у специалистов-фрилансеров, работающих со свидетельством индивидуального предпринимателя, так и в аутсорсинговых компаниях, имеющих в своем распоряжении целый штат квалифицированных сотрудников. В первом случае стоимость бухгалтерского обслуживания будет на порядок ниже, но в целом система оплаты сервиса зависит от таких факторов как:

- применяемая система налогообложения, совмещение систем;

- количество официально оформленных сотрудников на предприятии;

- количество поступающей первичной документации;

- направление деятельности организации, количество видов.

Комментарии
* Адрес электронной почты не будет отображаться на сайте.